Тетради и бумажные абонементы
Посещения отмечаются вручную, а если клиент забыл абонемент — начинаются спорные ситуации.
query_statsРеальные кейсы
Кейсы Gym-One: как фитнес-клубы наводят порядок в учёте
Реальные истории клубов, которые перешли от тетрадей, Excel, бумажных абонементов и ручного учёта к единой системе для клиентов, абонементов, оплат, посещений и расписания.
Gym-One помогает фитнес-клубам, студиям и залам видеть, что происходит в бизнесе: кто купил абонемент, кто пришёл на тренировку, у кого заканчиваются посещения, сколько денег поступило за день и как работают сотрудники.
Кейсы основаны на реальных задачах фитнес-клубов и студий, которые внедряли Gym-One. Часть данных может быть обобщена, чтобы сохранить конфиденциальность клиентов.
groups
Клиенты и абонементы
Карточка клиента, история посещений, оплаты и остатки занятий в одном месте.
payments
Продажи и оплаты
Фиксация оплат, разовых посещений, абонементов и дополнительных продаж.
event_available
Расписание и запись
Клиенты видят свободные места и могут записываться без бесконечных сообщений.
query_stats
Контроль владельца
Владелец видит продажи, посещения, аренду, расходы и работу сотрудников.
Проблемы клубов
С какими проблемами клубы приходят в Gym-One
Обычно клуб начинает искать CRM не потому, что хочет “ещё одну программу”. Причина проще: администратор устал вести тетради, владелец не видит деньги, клиенты теряются в переписках, абонементы считаются вручную, а таблицы разрастаются так, что в них уже невозможно быстро найти нужную информацию.
Gym-One помогает перенести ежедневный учёт в одну систему: клиентов, абонементы, посещения, оплаты, расписание, сотрудников, аренду, зарплаты и отчёты.
Excel-таблицы
Каждый администратор ведёт таблицы по-своему, появляются дубли клиентов и ошибки.
Потеря доступа к данным
Если учёт ведётся в нестабильной или неподходящей системе, клуб рискует потерять клиентскую базу.
Хаос в переписках
Записи, отмены, переносы и вопросы клиентов теряются в WhatsApp и Telegram.
Нет контроля денег
Оплаты, аренда, расходы и выручка разбросаны по чатам, записям и памяти сотрудников.
Смена администратора
Если база хранится у сотрудника, при конфликте или увольнении клуб может потерять клиентов и историю.
Кейсы
7 кейсов внедрения Gym-One
Вверху — компактная сетка карточек. Ниже — подробные раскрытые блоки.
edit_note
Ушли от тетради
Тренажёрный зал, Ростов-на-Дону, 150+ клиентов
Было → Что настроили → Стало cloud_doneПерешли на отечественное ПО
Спортивная студия, Саратов, 100+ клиентов
Было → Что настроили → Стало paymentsНавели порядок в деньгах
Тренажёрный зал, Батайск, 200+ клиентов
Было → Что настроили → Стало event_availableОсвободили тренера от операционки
Джампинг-студия, Южно-Сахалинск, 60+ клиентов
Было → Что настроили → Стало table_chartЗаменили огромные Excel-таблицы
Фитнес-клуб, Ульяновск, 1000+ клиентов
Было → Что настроили → Стало task_altНастроили продления
Студия пилатеса, Сочи, 300+ клиентов
Было → Что настроили → Стало admin_panel_settingsСохранили контроль над базой
Фитнес-студия, Санкт-Петербург, 150+ клиентов
Было → Что настроили → Сталотренажёрный залРостов-на-Дону150+ клиентов
Кейс 1. Спортклуб ушёл от тетради и бумажных абонементов
Кратко
Тип клуба: тренажёрный зал
Город: Ростов-на-Дону
Размер: 150+ клиентов, 2 тренера, 2 администратора
До Gym-One: тетрадь, бумажные абонементы и ручные отметки посещений
Было
Продажи абонементов и разовых посещений записывались в тетрадь. Клиентам выдавались бумажные абонементы с местами для отметок входов. Когда клиент приходил в зал, администратор вручную ставил дату и зачёркивал посещение.
Такая схема работала только до тех пор, пока все всё помнили и приносили бумажный абонемент с собой. Если клиент забывал его дома, администратору приходилось принимать решение “на доверии”: впустить клиента или нет.
Главная проблема
Клуб не всегда мог точно понять, сколько посещений осталось у клиента. Из-за этого возникали спорные ситуации, ошибки на ресепшене и риск потери выручки.
Было
бумажные абонементы, тетрадь и ручные отметки.
Что настроили в Gym-One
- клиентскую базу;
- виды абонементов;
- разовые занятия;
- продажи и оплаты;
- учёт посещений;
- мини-бар;
- карточку клиента с историей.
Стало
абонемент, оплаты, остатки и история посещений видны в карточке клиента.
Стало
Администратор открывает карточку клиента и сразу видит активный абонемент, сроки действия, оплаты, остатки посещений и историю входов.
Теперь не нужно искать записи в тетради или полагаться на бумажный абонемент клиента.
“Раньше, если клиент забывал взять абонемент с отметками, мы не понимали, есть ли у него ещё занятия. Иногда впускали на доверии и теряли прибыль.”
Хотите уйти от тетрадей и бумажных абонементов?
Получить демоспортивная студияСаратов100+ клиентов
Кейс 2. Спортивная студия перешла на отечественное ПО и сохранила контроль над данными
Кратко
Тип клуба: спортивная студия
Город: Саратов
Размер: 100+ клиентов, 5 тренеров, 1 администратор
До Gym-One: иностранная программа для учёта клиентов, абонементов и продаж
Было
Учёт клиентов, абонементов и продаж вёлся в иностранной программе. В один из дней администратор утром не смог войти в систему: доступ оказался закрыт, а данные стали недоступны.
Студии пришлось срочно восстанавливать клиентскую базу, абонементы и информацию по оплатам из разных источников.
Главная проблема
Клуб потерял доступ к рабочей системе и оказался в ситуации, где нужно было восстанавливать данные почти вручную.
Было
доступ к иностранной программе закрыли, данные стали недоступны.
Что настроили в Gym-One
- помогли собрать клиентскую базу из разных источников;
- настроили виды абонементов;
- настроили расписание;
- восстановили базовый порядок в учёте;
- помогли студии быстрее вернуться к нормальной работе.
Стало
учёт перенесён в Gym-One, клуб снова работает в нормальном режиме.
Стало
Учёт клиентов, абонементов, продаж и расписания ведётся в Gym-One. Владелец получил более понятную и контролируемую систему для ежедневной работы студии.
Данные размещаются на серверах в РФ, а клуб не зависит от иностранного сервиса, который может внезапно закрыть доступ.
“После потери всех данных было очень тяжело, были и материальные потери — абонементы восстанавливали со слов клиентов. Но всё к лучшему: сейчас учёт стал проще, удобнее и надёжнее.”
Хотите хранить данные клуба в понятной системе?
Получить демотренажёрный залБатайск200+ клиентов
Кейс 3. Владелец стал видеть продажи, оплаты, доходы и расходы без ежедневных расспросов администратора
Кратко
Тип клуба: тренажёрный зал
Город: Батайск
Размер: 200+ клиентов, тренеры на аренде, 2 администратора
До Gym-One: оплаты, аренда и расходы были разбросаны по чатам и записям
Было
Администраторы фиксировали оплаты нерегулярно. Отдельно возникала путаница с арендой от тренеров: кто оплатил, когда оплатил, за какой период, есть ли долг.
Часть информации была в чатах администраторов, часть — в переписке с владельцем, часть — в устных договорённостях. В конце месяца владелец видел устойчивый минус, но не всегда понимал, где именно теряются деньги.
Главная проблема
Не было прозрачной картины по оплатам, посещениям, аренде и расходам. Владелец не мог быстро понять, что реально происходит с деньгами в клубе.
Было
оплаты и аренда фиксировались нерегулярно, информация была разбросана.
Что настроили в Gym-One
- рабочее место администратора;
- клиентскую базу;
- систему абонементов;
- фиксацию посещений;
- продажи и оплаты;
- график начисления аренды для тренеров;
- контроль поступлений и расходов.
Стало
посещения, оплаты, аренда и расходы стали контролироваться в системе.
Стало
Каждое посещение фиксируется в системе. Оплаты клиентов и аренда от тренеров стали понятнее. Владельцу проще видеть поступления, расходы и итоговую картину по клубу.
CRM помогла снизить хаос в учёте и сделать финансовую ситуацию более прозрачной.
“Столько сил и средств было вложено, чтобы открыть этот клуб, но казалось, что он не окупается. Были мысли о закрытии. Оказалось, контроль и хороший учёт реально могут спасти ситуацию.”
Хотите видеть деньги клуба без ежедневных расспросов?
Получить демоджампинг-студияЮжно-Сахалинск60+ клиентов
Кейс 4. Джампинг-студия выгрузила операционку из головы тренера
Кратко
Тип клуба: джампинг-студия
Город: Южно-Сахалинск
Размер: 60+ клиентов
Особенность: владелец = тренер = администратор
До Gym-One: записи, отмены и переносы шли через WhatsApp и Telegram
Было
Владелец студии сам проводил тренировки, общался с клиентами, записывал на занятия, отвечал на вопросы, переносил записи и следил за абонементами.
Каждый день приходили десятки сообщений в WhatsApp и Telegram: кто-то хотел записаться, кто-то уточнял наличие мест, кто-то спрашивал цену, кто-то отменял или переносил занятие.
Иногда на занятие записывалось больше людей, чем было свободных батутов. А иногда, наоборот, оборудование простаивало. Путаница с абонементами тоже забирала внимание.
Главная проблема
Вся операционная работа держалась в голове владельца. Вместо того чтобы спокойно вести тренировки и развивать комьюнити, приходилось постоянно контролировать записи, места, оплаты и абонементы.
Было
десятки сообщений, ручная запись, путаница с местами и абонементами.
Что настроили в Gym-One
- расписание занятий;
- количество доступных мест;
- онлайн-запись;
- клиентскую базу;
- абонементы;
- автоматические напоминания о тренировках и абонементах.
Стало
онлайн-запись, расписание, свободные места и напоминания работают в системе.
Стало
Клиенты видят расписание, свободные места и сами записываются на удобное время. Напоминания помогают не забывать о тренировках и продлениях.
Владелец меньше отвлекается на переписки и может больше внимания уделять тренировочному процессу.
“Теперь во время тренировок я могу целиком отдаться процессу, не думая о деньгах, посещениях и других делах.”
Хотите меньше отвлекаться на записи и переписки?
Получить демофитнес-клубУльяновск1000+ клиентов
Кейс 5. Фитнес-клуб ушёл от огромных Excel-таблиц
Кратко
Тип клуба: фитнес-клуб
Город: Ульяновск
Размер: 1000+ клиентов, 11 тренеров, 4 администратора
До Gym-One: большие Excel-таблицы с клиентами, продажами и абонементами
Было
Клуб вёл учёт клиентов, продаж и абонементов в Excel с самого открытия. Со временем таблицы стали огромными: много вкладок, разные правила заполнения, дубли клиентов, ошибки и сложный поиск.
Каждый администратор делал записи по-своему. Если клиент не находился в чужих записях, его могли добавить повторно. На ресепшене росло время ожидания, потому что нужную информацию приходилось искать вручную.
Отдельной проблемой был расчёт зарплат тренеров групповых направлений в конце месяца.
Главная проблема
Excel перестал справляться с масштабом клуба. Таблицы стали медленными, неудобными и зависели от того, кто и как их заполнял.
Было
огромные Excel-таблицы, дубли клиентов, долгий поиск и сложные зарплаты.
Что настроили в Gym-One
- клиентскую базу;
- выдачу абонементов;
- отметки входа клиентов;
- посещения по абонементу;
- разовые посещения;
- направления занятий;
- схемы начисления зарплат тренерам.
Стало
клиентская база, посещения, абонементы и зарплаты ведутся в Gym-One.
Стало
Клиент на ресепшене обслуживается быстрее: администратор находит нужную информацию в системе, а не в бесконечных таблицах.
Посещения сохраняются в истории, абонементы проще продлевать вовремя, а зарплаты тренеров считаются на основе данных по проведённым занятиям.
“С содроганием вспоминаю те бесконечные таблицы. Найти в них что-то было почти нереально даже автору записей, не говоря уже о владельце или другом администраторе.”
Хотите заменить Excel нормальной CRM для клуба?
Получить демостудия пилатесаСочи300+ клиентов
Кейс 6. Студия пилатеса стала заранее видеть, у кого заканчивается абонемент
Кратко
Тип клуба: студия пилатеса
Город: Сочи
Размер: 300+ клиентов, 5 инструкторов, 2 администратора
До Gym-One: продления отслеживали вручную по таблице
Было
Администраторы вручную смотрели по таблице, у кого заканчивается абонемент. Когда клиентов становилось больше, за всеми продлениями было сложно уследить.
Иногда клиентам забывали вовремя предложить продление. Человек пропускал занятие, выпадал из графика и терял мотивацию продолжать тренировки.
Главная проблема
Продления зависели от внимательности администратора и ручной проверки таблицы. Из-за этого клуб мог терять клиентов, которые готовы были продолжать, но не получили напоминание вовремя.
Было
продления проверяли вручную, часть клиентов выпадала из графика.
Что настроили в Gym-One
- клиентскую базу;
- абонементы по срокам;
- абонементы по посещениям;
- автоматические рассылки по окончанию абонементов;
- ручные рассылки;
- особые условия на продления;
- систему лояльности.
Стало
администратор заранее видит окончания абонементов и может вовремя предложить продление.
Стало
Администратор заранее видит, у кого заканчивается абонемент, и может предложить продление до того, как клиент пропадёт.
Клиент тоже лучше понимает состояние своего абонемента, не забывает о тренировках и получает дополнительную мотивацию продолжать занятия.
“Самое полезное — мы перестали вспоминать о продлениях в последний момент. Теперь видно, с кем нужно связаться заранее.”
Хотите вовремя предлагать продления клиентам?
Получить демофитнес-студияСанкт-Петербург150+ клиентов
Кейс 7. Владелец сохранил контроль над базой при смене администратора
Кратко
Тип клуба: фитнес-студия
Город: Санкт-Петербург
Размер: 150+ клиентов, 2 тренера-администратора
До Gym-One: клиентская база и данные по абонементам фактически зависели от сотрудника
Было
После недопонимания или конфликта сотрудник, который выполнял роль администратора и тренера, ушёл из клуба. Вместе с уходом возникла проблема: часть клиентской базы, данные по абонементам и история работы были завязаны на этом человеке.
Клуб потерял часть клиентов и время на восстановление информации, чтобы вернуться к нормальной работе.
Главная проблема
Владелец не полностью контролировал клиентскую базу и историю абонементов. При уходе сотрудника бизнес оказался уязвим.
Было
часть базы и данных зависела от конкретного сотрудника.
Что настроили в Gym-One
- клиентскую базу;
- абонементы;
- историю посещений;
- роли сотрудников;
- доступы администраторов;
- ограничения на выгрузку данных клиентов.
Стало
клиентская база, абонементы и история остаются в системе под контролем владельца.
Стало
Данные клуба остаются в CRM. Владелец может закрыть доступ сотруднику, передать работу другому человеку и сохранить контроль над клиентской базой, абонементами и историей посещений.
“Раньше было страшно, что администратор уйдёт, и мы потеряем часть информации. Сейчас база и история остаются в системе.”
Хотите, чтобы база клуба оставалась под вашим контролем?
Получить демоПосле кейсов
У каждого клуба своя история, но проблемы часто похожи
Кто-то приходит в Gym-One после тетрадей и бумажных абонементов. Кто-то — после огромных Excel-таблиц. Кто-то — после потери доступа к старой программе. Кто-то хочет меньше зависеть от администратора, видеть деньги и контролировать продления.
Во всех этих случаях Gym-One помогает сделать главное: собрать учёт клуба в одной системе и дать владельцу больше контроля над клиентами, оплатами, расписанием и сотрудниками.
До Gym-One
- посещения отмечаются в тетради;
- бумажные абонементы можно забыть или потерять;
- клиенты дублируются в Excel;
- продления проверяются вручную;
- записи теряются в WhatsApp и Telegram;
- владелец узнаёт итоги через администратора;
- зарплаты тренеров считаются вручную;
- клиентская база зависит от сотрудника.
После Gym-One
- клиентская база хранится в CRM;
- абонементы, оплаты и остатки видны в карточке клиента;
- посещения сохраняются в истории;
- продления можно контролировать заранее;
- клиенты записываются онлайн;
- владелец видит ключевые показатели;
- зарплаты считаются понятнее;
- доступы сотрудников можно ограничивать.
Задачи
Что можно навести в порядок с помощью Gym-One
Клиентская база
Все клиенты, контакты, история посещений и покупок — в одной системе.
Абонементы
Сроки действия, остатки посещений, продления и заморозки видны администратору.
Посещения
Каждый вход фиксируется, а история сохраняется в карточке клиента.
Оплаты
Продажи, разовые посещения, мини-бар, аренда и другие поступления становятся понятнее.
Расписание
Занятия, свободные места, онлайн-запись и переносы собраны в системе.
Сотрудники
Администраторы, тренеры, роли, доступы и начисления можно контролировать.
Зарплаты
Данные по занятиям и посещениям помогают считать выплаты тренерам прозрачнее.
Отчёты
Владелец видит, что происходит в клубе, без ежедневных ручных отчётов.
support_agentРазберём вашу ситуацию
Хотите понять, какой результат Gym-One даст вашему клубу?
Напишите нам — покажем, как Gym-One может помочь именно в вашей ситуации: с клиентами, абонементами, оплатами, расписанием, онлайн-записью, сотрудниками, зарплатами и отчётами.